Le serveur de communication de l’Hotel Amigo respire désormais aussi le luxe

Les célébrités ne nous contrediront pas : l’Hotel Amigo vous offre tout le confort que vous cherchez. Le soir, vos pantoufles vous attendent sous le lit, les rideaux sont fermés et le lit est fait. L’Hotel Amigo allie le faste et la chaleur des tapis et du parquet à un service d’exception : chaque chambre a un membre du personnel attitré, ce qui garantit une disponibilité trois fois supérieure à celle des hôtels de luxe similaires.

L’hôtel a ouvert ses portes à deux pas de la Grand-Place en 1958 pour loger les chefs d’État et les VIP venus visiter l’Exposition universelle de Bruxelles. Il accueille toujours les grands de ce monde, notamment lors des sommets européens des chefs d’État et de gouvernement. Le luxe et le confort ont évolué au cours des 60 dernières années. L’hôtel investit continuellement. Un exemple ? Le nouveau serveur de communication et les 519 téléphones des chambres.

« Notre serveur de communication était en fin de vie », explique Jan Hayen, le Group IT Manager qui a coordonné le projet. « Des téléphones sont tombés en panne. Nous ne pouvions plus les remplacer et le contrat de maintenance de cette infrastructure obsolète était trop coûteux. Notre grand serveur de deux mètres de haut s’est vu ramené à trois racks de serveurs. À la clé ? Un gain de place et d’énergie considérable. Sans compter que le nouveau contrat de maintenance nous coûte bien moins cher. »

En cas de panne structurelle, nous risquions de plus en plus de voir les communications coupées dans l’enceinte de l’Hotel Amigo.
Appelé pour résoudre certains problèmes, l’expert de Telenet Business a constaté que les téléphones portables tombaient souvent en panne et que la portée des points d’accès pour les téléphones laissait à désirer. La communication interne en était parfois perturbée. Quant au câblage, il était désuet et donc difficile à entretenir au quotidien.

Un renouvellement complet de l’infrastructure télécom s’imposait. Mais comme les clients se montrent de plus en plus exigeants, l’hôtel ne veut pas lésiner sur les moyens quand il s’agit de son infrastructure télécom.

« Nous voulons simplifier au maximum la vie de nos clients », explique Jan. « Les téléphones des chambres sont le meilleur moyen de communiquer avec l’hôtel. Nos clients doivent instantanément comprendre comment les utiliser. La simplicité était primordiale à nos yeux. »

Le client veut savoir ce qu’il y a à l’affiche de La Monnaie ce soir ? Il lui suffit de cliquer sur l’icône pour joindre la réception. Il est alors mis en contact avec un collaborateur spécialisé en art. Il en va de même pour ceux qui cherchent une adresse culinaire hors du commun à Bruxelles ou qui veulent offrir une journée inoubliable à leurs enfants.

« Quand un client nous téléphone, nous n’avons plus besoin de lui demander son nom », ajoute Jan. « Nous voyons automatiquement quelle chambre appelle et qui y séjourne. Nous pouvons d’emblée nous adresser personnellement à l’appelant. “Good evening, Miss Beyoncé.” »

L’histoire de l’hôtel est si riche que le gérant met un point d’honneur à ne collaborer qu’avec les meilleurs partenaires. La qualité et le service figurent également en tête de ses priorités. En tant qu’intégrateur belge fort de plusieurs années d’expérience avec cette infrastructure, Telenet Business a gagné la confiance du client en imaginant une solution complète.

« Nous avons discuté de nos souhaits avec Telenet Business et nous sommes rapidement parvenus à un projet concret. Ils connaissent l’hôtellerie et ont été notre partenaire télécom pendant des années (jusqu’il y a peu sous le nom de Nextel). Tout s’est donc très bien déroulé. Ils avaient, en outre, la solution que nous cherchions, conformément à nos normes. Nous voulons installer un central NEC dans tous les hôtels de notre groupe international. De quoi garantir une liaison optimale avec notre système de gestion hôtelière et faire appel à l’aide du responsable IT d’un autre établissement en cas de problème », explique Jan.

L’Hotel Amigo compte aujourd’hui plus de 600 appareils téléphoniques. Chacune des 173 chambres dispose de 3 téléphones analogiques avec pictogrammes qui permettent aux clients d’appeler facilement tous les services. Le personnel mobile, notamment l’équipe de nettoyage ainsi que les managers d’hôtel et de bar, dispose d’un téléphone portable. Les autres membres du personnel ont un téléphone fixe sur leur bureau. Les fonctions de soutien sont connectées au réseau interne via une app installée sur leur smartphone, histoire de ne pas devoir se déplacer avec plusieurs appareils.

« Nous avons installé des appareils analogiques dans les chambres », explique Jan. « En plus de s’utiliser et de se remplacer facilement, ils ne nécessitent aucun entretien. »
La connexion à un serveur de communication NEC très intelligent permet de résoudre tous les problèmes de communication. Les téléphones fixes et sans fil sont regroupés au sein d’un seul système, avec des modes jour et nuit, une déviation simple, un menu à commande vocale et un logiciel qui facilite les réglages tels que la mise à jour des noms et des services.
Grâce à une communication claire, l’équipe qui travaille en coulisse est plus efficace que jamais. Chacun est servi comme il le souhaite.