Business Bytes a rassemblé les conseils de quelques spécialistes en matière de télétravail. Merci à : Jan Henderyckx (Envizion), Ivan Cols en Henk Heylen (Getronics), Broes Soetens (Telenet), Edwin Lakerveld (Telenet) et Bart Van den Branden (Telenet).

Si vous souhaitez intégrer le télétravail dans votre organisation, posez-vous ces questions essentielles :

même si vous ne travaillez pas encore (beaucoup) à distance L'avenir passe par un travail plus mobile et flexible. Aussi, tenez toujours compte de l'aspect 'mobilité' lors de l'automatisation ou de l'optimisation de vos processus d'entreprise.

Pour les petites entreprises, il est souvent plus intéressant d'utiliser l'infrastructure du fournisseur et d'opter pour des services administrés. L'entretien et le support peuvent parfois receler d'importants frais cachés.

Indiquez clairement dès le départ les méthodes adéquates pour l'utilisation des technologies et des données. Faites la promotion active des bonnes attitudes.

Le télétravail vous oblige à communiquer plus clairement et à consacrer davantage d'attention à la précision des accords.

Concluez des accords concrets sur le moment et le lieu des interactions physiques. C'est important pour tous les collaborateurs. Se réunir physiquement, par exemple un jour fixe de la semaine, contribue à l'esprit d'équipe.

L'e-mail n'est pas toujours le meilleur moyen de communication. Utilisez les moyens corrects au bon moment et à l'endroit adéquat. On aboutit souvent à une décision plus simple et plus rapide via un petit coup de téléphone, un chat, une vidéoconférence ou une autre forme de communication synchrone.

Lors de l'introduction de nouvelles technologies, les collaborateurs font non seulement appel à un support technique formel, mais souvent aussi à des collègues proches. Il est plus rentable d'organiser ce soutien par les pairs. Désignez des 'power users' capables de répondre immédiatement et correctement à ces questions.

Un instrument indispensable pour optimiser la productivité réside dans un système de gestion de contenu qui permet aux collaborateurs de (re)trouver rapidement les informations et documents, où qu'ils se trouvent.

Le travail à distance doit être sûr et fiable sur tous les dispositifs. Rédigez des consignes claires sur ce qui est autorisé ou non, y compris pour les smartphones et tablettes. Intégrez des fonctionnalités de blocage et suppression des données à distance ('remote wipe and lock') car bon nombre de ces appareils sont volés ou perdus.