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Tirez le maximum de votre Microsoft 365

Avec Microsoft 365, vous avez tout ce qu'il vous faut pour un lieu de travail moderne. Mais qu’est ce que cela signifie concrètement ? Ci-dessous, nous vous présentons quelques trucs et astuces sur la façon dont Outlook, Teams, Bookings,... peuvent vous aider, vous et vos collaborateurs, à travailler (ensemble) plus efficacement.

Cloud

 

Office

 

Outlook

 

Teams

 

Bookings

 

Power Automate

Travailler dans le cloud avec OneDrive et SharePoint

Nous travaillons de plus en plus « dans le cloud ». Mais qu’est ce que cela signifie concrètement ? Le cloud est essentiellement un espace de stockage virtuel où on peut stocker des fichiers. Ils ne sont pas conservés sur une clé USB ou sur le disque dur de votre ordinateur, mais dans un data center en ligne. Cela garantit que vous ne les perdrez jamais (p. ex. en cas de vol de votre clé USB ou de crash de votre ordinateur). OneDrive et SharePoint vous aident, vous et vos collègues, à collaborer efficacement en ligne.

OneDrive for Business

Êtes-vous souvent en déplacement ou travaillez-vous souvent avec d'autres personnes sur un même document ? Dans ce cas, vous tenez bien entendu à pouvoir accéder à la dernière version de vos documents partout et à tout moment. OneDrive est un espace de stockage en ligne pour tous vos documents : vous les stockez dans le cloud et vous supprimez l'envoi par mail de différentes versions d'un document.

 

Comment cela fonctionne-t-il au juste ?

Vos collaborateurs et vous-même avez votre propre OneDrive, un emplacement central pour stocker tous vos fichiers de travail. Si vous avez internet, vous pouvez toujours accéder à ces documents. En outre, vous pouvez facilement partager un document, voire un dossier entier, avec une ou plusieurs personnes. Vous pouvez ainsi travailler ensemble sans avoir à vous envoyer des versions par mail. Pas d’internet ? Dans ce cas, si vous travaillez à partir de OneDrive, vous pouvez aussi continuer à travailler sur un document hors ligne. Dès que vous avez à nouveau accès à internet, cette version est migrée vers la version en ligne. Vous pouvez aussi télécharger le fichier et le recharger sur OneDrive par la suite. La collaboration n'a jamais été aussi simple. Pour tout savoir sur OneDrive, cliquez ici.

 

Voici ses avantages :

  • Ouvrez des fichiers depuis n'importe quel appareil (smartphone, tablette, PC, etc.).
  • Partagez des documents (Word, PowerPoint, mais aussi des fichiers audio et vidéo) avec des collègues et des personnes extérieures à votre entreprise et choisissez s'ils peuvent uniquement lire le fichier ou aussi le modifier.
  • Erreur ? Vous pouvez alors rétablir facilement la version précédente.
  • Vous pouvez aussi partager des documents avec des collaborateurs externes qui n'utilisent pas OneDrive ou même Microsoft Office.

SharePoint

SharePoint va encore un peu plus loin que OneDrive. Il s’agit en quelque sorte d’un site web interne pour votre entreprise, avec lequel vous pouvez partager des fichiers, mais qui offre bien d’autres fonctionnalités. Citons les calendriers, les flux de travail, la possibilité de créer des listes et d'assigner des tâches. Vous pouvez aussi créer des pages de projet où vous pouvez indiquer qui, dans votre entreprise, a accès ou non à telle ou telle information. L’aspect des pages SharePoint peu être adapté à vos préférences.

 

Dans SharePoint, il est possible de créer deux types de sites : Sites d'équipe (travail en groupe) et sites de communication (site intranet de l'organisation).

 

Pour en savoir plus sur la collaboration avec Microsoft 365 via OneDrive, SharePoint et Teams, cliquez ici.

L’univers fascinant de Microsoft Office

Vous connaissez probablement les fonctions de base de Word et de PowerPoint. Mais savez-vous par exemple que Word dispose de nombreux modèles prêts à l'emploi ? Des cartes de visite aux brochures de produits, vous trouverez tout ce qu'il vous faut.

5 conseils pour travailler plus efficacement avec Word

  1. Choisissez un modèle : Peu de temps pour préparer un document ? Choisissez alors l’un des nombreux modèles. Lorsque vous ouvrez un nouveau document, cliquez sur "plus de modèles". Modèle pour un rapport annuel, une brochure de restaurant ou une simple lettre ? Le choix est très vaste ! Vous pouvez ensuite modifier les modèles en fonction de vos besoins. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  2. Créez votre propre style de mise en forme : En adaptant les styles (Titre, En-tête 1, En-tête 2, ...) à votre palette de couleurs et à vos préférences, vous pouvez facilement appliquer le même style à l'ensemble de votre document. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  3. Automatisez les phrases qui reviennent souvent : Vous ajoutez un avertissement juridique dans le base de chaque page de vos devis ? Vous pouvez facilement les enregistrer comme "texte automatique" afin de pouvoir les ajouter rapidement par la suite. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  4. Remplacer un mot courant en quelques clics : Supposons que vous changiez le nom d'un produit. Vous pouvez alors remplacer ce mot qui revient 100 fois dans votre fiche produit en quelques clics. Accédez à Démarrer > Édition > Remplacer. Le mot est recherché dans l'ensemble de votre document et est remplacé par le mot correct. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  5. Classer une liste automatiquement : Il arrive de créer une liste dans Word et de se rendre compte qu'il aurait été préférable de la rédiger par ordre alphabétique. Savez-vous que vous pouvez facilement sélectionner ce texte et le classer par ordre alphabétique (ou par numéro, ou par date) en 1 clic ? C’est bien plus rapide que de passer son temps à couper et coller les différents éléments de la liste ! Pour en savoir plus, cliquez ici.

5 conseils pour une présentation PowerPoint percutante

  1. Choisissez un modèle : PowerPoint propose toute une série de modèles prêts à l'emploi avec lesquels vous pouvez commencer à travailler. Lorsque vous ouvrez un nouveau document, cliquez sur "Autres thèmes". Vous pouvez ensuite choisir parmi divers thèmes : professionnel, infographies, diagrammes, etc. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  2. Créez des dias professionnelles à l'aide du Concepteur : Le Concepteur PowerPoint crée des mises en page automatiques des dias en fonction du contenu (texte et image) que vous ajoutez à votre dia. Vous pouvez les visualiser via les Idées de conception. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  3. Utilisez le zoom pour rendre votre présentation plus dynamique : Pendant votre présentation, passez d'une dia, d'une section ou d'une partie à une autre dans l'ordre de votre choix. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  4. Créez des transitions élégantes avec Morphose : Utilisez la transition Morphose pour donner vie à vos dias. Deux dias similaires ? Choisissez Morphopse. Les différences de texte et d'image apparaissent en fondu. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  5. Hyperliens internes : Pendant une présentation, passez rapidement à une autre dia en ajoutant un lien hypertexte interne. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Vue d'ensemble des raccourcis les plus courants :

CTRL + C/X/V Copier/copier/coller le texte sélectionné.
CTRL + A Sélectionner tout le texte de votre document.
CTRL + S Enregistrer le document.
CTRL + Z Annuler une action.
CTRL + K Ajouter un lien hypertexte au texte sélectionné.
CTRL + B Mettre le texte sélectionné en gras.
CTRL + I Mettre le texte sélectionné en italique.
CTRL + U Souligner le texte sélectionné.

Travailler plus efficacement avec Outlook

Vous saviez probablement déjà qu’Outlook permet de faire bien plus que simplement envoyer et recevoir des mails. Mais ces 3 conseils pourraient bien vous offrir un moment « Eureka ». Mieux encore, ils vous feront gagner du temps et du travail.

 

  1. Gestion des mails à l'aide de « règles » : Vous pouvez définir toutes sortes de règles pour les mails entrants. Par exemple, savez-vous que vous pouvez faire jouer un son spécifique lorsque vous recevez un mail de votre meilleur client ? Lorsque vous entendez ce son, vous êtes immédiatement incité à lire et à répondre rapidement au mail. La règle la plus simple et la plus courante consiste probablement à déplacer automatiquement un mail provenant d'un expéditeur précis ou ayant un objet précis vers un autre dossier (p. ex. newsletters, factures, devis, etc.). Découvrez comment définir des règles dans Outlook.
  2. Dossiers favoris : Vous avez de nombreux dossiers d’e-mail dans votre liste de dossiers ? Cela peut parfois être déroutant. En ajoutant des dossiers à vos « favoris », vous verrez ces dossiers tout en haut de votre liste de dossiers. Pour en savoir plus, cliquez ici. Pour afficher vos mails de manière ordonnée dans un dossier, vous pouvez également ajouter des drapeaux (mails que vous devez encore suivre), des couleurs (p. ex. une couleur par sujet) ou des rappels (par exemple, mails que vous ne voulez lire ou traiter que plus tard). Découvrez comment configurer le tout.
  3. Drag & Drop : Savez-vous que vous pouvez facilement glisser-déposer un mail pour déclencher une action spécifique ? Faites-le glisser vers vos Contacts pour ajouter l'expéditeur à vos contacts, vers votre Calendrier pour planifier une réunion (les informations du mail sont incluses automatiquement) ou vers vos Tâches ou Notes. En outre, vous pouvez faire glisser l'un de vos contacts dans votre calendrier pour organiser une réunion avec cette personne.

Vue d'ensemble des raccourcis les plus courants :

CTRL + R Répondre au mail ouvert.
CTRL + SHIFT + M Créer un nouveau mail.
CTRL + 1 Ouvrir l’e-mail.
CTRL + 2 Ouvrir l'agenda.
CTRL + 3 Ouvrir les contacts.
CTRL + 4 Ouvrir les tâches.

Collaboration transparente

Microsoft Teams est un outil de collaboration qui facilite les interactions entre collègues. Par projet ou par équipe, vous pouvez créer des « équipes » qui rassemblent les personnes, leurs conversations et leurs documents dans un seul environnement et rendre le travail plus transparent et plus efficace. Bref : tout au même endroit pour une expérience d’une fluidité totale !

 

Mais comment est-ce que cela fonctionne au juste ? Dans Teams, vous trouvez rapidement tous vos documents, aussi bien les fichiers qui se trouvent dans Teams que ceux sur votre OneDrive. Grâce à l’intégration avec OneDrive et SharePoint, vous pouvez travailler sur ces documents directement à partir de Teams. En outre, OneNote (pour le compte rendu des réunions), Planner (pour les actions par membre de l'équipe) et bien d'autres outils pratiques sont intégrés à Teams et vous pouvez également ajouter des collaborateurs externes à une équipe, ou leur donner accès à un document précis.

 

Les principales fonctionnalités en bref :

 

  • Canaux : Vous pouvez créer plusieurs canaux par équipe. Il s’agit en quelque sorte de sous-dossiers au sein d'une équipe. Ce sont les principaux piliers de votre structure.
  • Conversations et dossiers : Dans chaque canal, vous pouvez effrectuer des conversations et enregistrer des fichiers. Les deux sont visibles par quiconque a accès à l’équipe.
  • Chat & appel vidéo : Outre les différentes pages des équipes dont vous faites partie, vous pouvez chatter et passer des appels vidéo avec n’importe qui dans votre entreprise.

 

Pour en savoir plus sur Microsoft Teams, cliquez ici.

Permettre aux clients de réserver un créneau horaire rapidement et facilement

Microsoft Bookings est un système de réservation en ligne qui permet à vos clients de prendre facilement rendez-vous. Vous indiquez quand ils peuvent le faire et avec qui (si vous avez par exemple plusieurs vendeurs), et le client choisit l’objet de son rendez-vous (en fonction des services que vous proposez). Le rendez-vous apparaîtra alors automatiquement dans votre agenda. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce qui est vraiment important et vous ne perdez plus de temps à planifier des rendez-vous.

 

Pour en savoir plus sur Microsoft Bookings, cliquez ici.

Travailler moins tout en faisant plus

Microsoft Power Automate est un moyen pratique d’automatiser certaines tâches et processus qui demandent beaucoup de temps. Vous gagnez du temps et cela vous épargne bien des efforts ! Par exemple, vous pouvez automatiser les tâches suivantes, mais les possibilités sont infinies !

 

  • Publier un message dans Teams lorsqu'une nouvelle tâche est créée dans Planner.
  • Enregistrer les pièces jointes des mails directement dans un dossier distinct de OneDrive.
  • Répondre immédiatement aux notifications ou aux mails hautement prioritaires.
  • Conserver automatiquement dans un fichier Excel les réponses qui vous parviennent via Forms.
  • Envoyer des notifications sur les événements à venir à partir de votre calendrier.
  • Les mails entrants, les événements, les réponses dans Forms, etc. sont automatiquement inclus comme tâches dans Planner.
  • Capturez, suivez et assurez le suivi des nouvelles opportunités de vente.
  • Collectez des données sur votre entreprise et partagez ces informations avec votre équipe.
  • Automatisez les flux d'approbation.

 

Pour en savoir plus sur Power Automate, cliquez ici.

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