7 handige tools om efficiënt je zaak te runnen

Wil je altijd en overal toegang tot al je bestanden, gelijk waar je bent en via eender welk toestel? Met Microsoft OneDrive bewaar en beheer je al je Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden online en kan je er overal bij: op je smartphone, pc, laptop of tablet. Zo heb je je bedrijf altijd op zak en ben je productief op elke locatie. Je harde schijf kapot? Koffie over je laptop gemorst? Geen zorgen, je bent steeds verbonden met de Cloud en bent dus nooit je bestanden kwijt! En met 1 TB aan opslagruimte kom je ruimschoots toe.

Werk je als installateur? Dan wil je de gebruiksaanwijzingen of video’s van toestellen aan je klanten tonen. Of ben je architect? Dan wil je je verschillende plannen en materiaalkeuzes delen met je klanten. Met OneDrive kan je je klanten beveiligde toegang geven tot bepaalde documenten. Zo laat je hen makkelijk meekijken.

Werk je soms samen met een collega aan een tekst of offerte en sturen jullie dan steeds de nieuwe versie naar elkaar door per e-mail? Dat wordt al snel verwarrend… Bij OneDrive staat het document op een centrale plek en kan je je collega uitnodigen om samen in dat document te werken zonder dat er verschillende versies ontstaan of moeten doorgestuurd worden per e-mail. Wég verwarring en hàllo lege mailbox!  

Chat, bel, hou onlinevergaderingen en werk in realtime samen, of je nu op afstand of onsite werkt. Want Microsoft Teams is een handige tool om samen te werken, waarbij chatten, vergaderingen, aantekeningen en bijlagen gecombineerd worden.

Hoe het werkt? Simpel: voor elke afspraak die je als onlinevergadering plant, maakt het programma een unieke vergaderlink en verzendt die naar genodigden. Zij klikken op het afgesproken uur op de link en hup, ze zijn aanwezig in jullie virtuele vergaderkamer. Jullie zien alle aanwezigen en kunnen zelfs je scherminhoud met elkaar delen. Je genodigden hoeven zelf trouwens geen programma te installeren: ze kunnen de vergadering bijwonen via de website, de Skype- of Teams-app of gewoon inbellen met hun telefoon.

Samenwerken vanop afstand ging nog nooit zo efficiënt, want met Teams maak je sneller beslissingen als een team, zonder tijd te verspillen. Je vindt snel bestanden terug om er samen aan te werken. Nog een voordeel: Teams is naadloos geïntegreerd met al je applicaties.

Of je nu in een dokterspraktijk of kapsalon werkt: klanten die je opbellen of e-mailen om een afspraak te maken, vergen tijd en energie. Maar wist je dat je ’t je klanten heel makkelijk zélf kan laten doen?

Met Microsoft Bookings plannen ze zelf hun afspraak op een beschikbaar tijdstip. Zo ontsnap jij aan die tijdrovende en herhaalde planningstaken. Door de integratie met je agenda (en eventueel die van je medewerkers) vermijd je dubbele reserveringen en vinden klanten snel en makkelijk een beschikbaar tijdslot.

Het geeft je zaak een professionelere uitstraling en jij verliest minder tijd. Win-win! En wedden dat je ook je klanten en cliënten blij maakt met de flexibiliteit, het gebruiksgemak en de controle die ze ervaren? Ze kunnen je reserveringspagina bezoeken wanneer ze maar willen, de gewenste tijd en service reserveren, een bevestigingsmail en agenda-uitnodiging ontvangen en een reservering indien nodig wijzigen of annuleren.

Eindigt je e-mailadres op ‘gmail.com’ of ‘hotmail.com’? Hoog tijd om dat professioneler aan te pakken! Onderhoud contacten met klanten en collega’s via een e-mailadres met je eigen domeinnaam. Met Microsoft Outlook heb je een ruime mailbox (tot 50 GB) ter beschikking, die beschermd is tegen spam, virussen en malware. Zo stel je niet alleen je zaak veilig, maar ook je klanten.

Met deze handige tool kan je bovendien eenvoudig al je contactgegevens van leveranciers, klanten en prospecten bijhouden (en delen met je medewerkers). Even het nummer of e-mailadres van een klant opzoeken? Da’s in een oogwenk gebeurd, want je raadpleegt je database makkelijk via je smartphone, tablet, laptop of PC. Met Outlook delen jij en je collega’s ook jullie agenda’s met elkaar. Handig als je een vergadering wil plannen, want in één oogopslag zie je wie wanneer beschikbaar is.

Microsoft Office is het populairste kantoorpakket ter wereld. Je haalt in één klap alle nodige programma’s in huis, dé must-haves voor elke ondernemer: Word (voor teksten), Excel (voor rekenbladen), PowerPoint (voor presentaties), Access (voor databases) en Visio (voor diagrammen en flowcharts) en nog zoveel meer! Via de bijhorende apps kan je deze programma’s gebruiken, maar ook erin samenwerken met derden of de bestanden delen met collega’s, klanten of leveranciers. Fijne bonus: je werkt altijd met de nieuwste versie van de programma’s én back-ups gebeuren volledig automatisch!

Wil je je bestellingen bij je leveranciers en je voorraad eenvoudig kunnen bijhouden? Met Microsoft Dynamics doe je dat via gelijk wel toestel: je computer, tablet of smartphone. Zo heb je op elk moment een volledig overzicht van je stock. Superhandig: je krijgt een herinnering wanneer bepaalde producten bijna vervallen (heel praktisch bij voedingswaren!), of wanneer producten bijna op zijn. Bovendien boek je je voorraad heel eenvoudig af per dag/klant/project zodat je in een handomdraai een overzicht kan maken van de gebruikte materialen om te factureren of opnieuw te bestellen.

Geef je projecten een vliegende start en bespaar tijd met een professioneel ontworpen Word-, Excel- of PowerPoint-sjabloon. Door je logo en bedrijfsgegevens toe te voegen, maak je met Microsoft Templates een reeks sjablonen. Zo zien je bestellingen, offertes, verkoopfacturen, nieuwsbrieven, brochures en visitekaartjes en in een wip hyperprofessioneel uit.

Je merkt het: met Microsoft 365 haal je al het nodige in huis om productief te zijn op elke locatie. Je krijgt werk gedaan met handige productiviteitsoplossingen en je blijft verbonden met je klanten, of je nu op afstand of onsite werkt. Maar wat als je al een professioneel e-mailadres hebt? Of als je helemaal geen hulp bij boekingen nodig hebt? Of geen stock in de gaten hoeft te houden? Geen zorgen, want bij Telenet hoef je niet het volledige Microsoft 365-pakket aan te schaffen: je neemt enkel wat jouw zaak nodig heeft. En wil je achteraf toch nog iets toevoegen of iets schrappen? Dan kan dat gewoon. Zo betaal je enkel voor wat je écht gebruikt. Logisch, toch?
 

Bovendien staan we bij Telenet Business voor je klaar. Eén van onze specialisten bekijkt samen met jou hoe Microsoft 365 jouw zaak vooruit kan helpen. Vervolgens helpen we je met de overstap, de installatie en het overzetten van je mailbox. We leggen je uit hoe de programma’s en tools werken en zetten je op weg met heel wat praktische tools en tips. Zo kan jij efficiënt aan de slag vanaf de eerste minuut!         

Ook interesse in Microsoft 365 voor je zaak? Er is al een formule vanaf € 6,12 per maand.