Kringwinkel Antwerpen communiceert voortaan intern

Wanneer buiten kasten, stoelen en een tafel gelost worden, draaien de vaatwasmachines binnen op volle toeren. Elk glas, mes en bord wordt gewassen, gedroogd en gesorteerd. Bakken worden gevuld met servies, boeken, lampen... Een verdieping hoger scheiden medewerkers merkkleding van confectiekleding en niet meer te verkopen textiel. In de afdeling verderop worden harde schijven gewist en computers geherprogrammeerd. Elders in het industriële pand worden fietsen, koelkasten, stereo’s, speelgoed en klokken vakkundig hersteld en gepoetst. En in de eigen fotostudio worden de meest waardevolle items zoals LP’s van The Beatles gefotografeerd om ze online te veilen.

Bijna niemand weet dat achter kringloopwinkels een indrukwekkende logistieke organisatie schuilgaat. Uiterst efficiënt worden items die door de ene weggegooid worden weer waardevolle handelswaren voor één van de tien Kringwinkels in het Antwerpse.

“Ik zie regelmatig mensen hun mond openvallen van verbazing als ze deze bedrijvigheid zien”, lacht facility manager Ludwig Nollet tijdens de rondleiding. “Iedereen weet dat je bij ons tweedehandsspullen koopt. Maar weinigen kunnen zich onze productieketen voorstellen die start met het ophalen van materialen of zelfs het volledig leegmaken van appartementen en bedrijven. We zijn een behoorlijk uitgegroeid milieubedrijf dat een tweede kans geeft aan spullen én aan mensen die het moeilijk hebben op de arbeidsmarkt.”

Wat ook vergeten wordt, is dat deze honderden mensen vlot met elkaar moeten communiceren, wat een uitdaging op zich is. Want niet alleen zijn velen het Nederlands niet helemaal machtig, tot voor kort liet het communicatiesysteem zelf te wensen over.

“Onze oude telefooncentrale kon niet om met de nieuwe technologie”, zegt Ludwig. “Daardoor verliep vaste en mobiele telefonie volledig gescheiden. Het gevolg was veel inefficiëntie. Omdat we niet konden zien wie beschikbaar was, werd vaak doorverbonden naar toestellen die niemand opnam, mensen werden op vakantie gestoord op hun gsm, onze dispatchdienst moest een paar keer bellen om de juiste persoon aan de lijn te krijgen, enzovoort. We verloren veel tijd.”

De cloud bood een oplossing bleek in gesprekken met Telenet Business. En nu een paar maanden na de installatie van het straffer netwerk met telefooncentrale in de cloud blijken deze een zegen voor het bedrijf met een uitdagende logistiek en mensen die op verschillende locaties werken.

“De verbondenheid tussen internet en telefonie sprak ons enorm aan”, legt Ludwig uit. “Dankzij het betrouwbare en stabiele netwerk maakt het niet uit waar iemand zich bevindt, er wordt vlot naar hem of haar doorgeschakeld. Via de software-interface weten we wie beschikbaar is en wie niet gestoord kan worden wegens vergaderingen of vakantie. En wanneer een gekende klant belt, verschijnt bij de klantendienst meteen de juiste klantenfiche op het scherm.”

Communicatie is in kwaliteit en kwantiteit fors toegenomen, ook via sms en chat. “Medewerkers sturen meer foto’s nu het gemakkelijker via Whatsapp kan”, zegt marketing & communicatieverantwoordelijke Louise Vrints, “bijvoorbeeld over speciale items die in winkels toekomen. Dit is geweldig voor ons als marketingdienst. We kunnen nu gemakkelijker opvallende artikels met foto delen via Facebook, Instagram, LinkedIn en Pinterest. Dit maakt ons aanbod zichtbaarder en acties populairder.”

Het sterker inzetten van gsm’s heeft nog een voordeel in een omgeving waar meerdere nationaliteiten samenwerken. “De gsm overstijgt opleiding- en taalbarrières”, ervaart Ludwig. “Iedereen heeft privé een smartphone én kan er mee werken. Dat maakt dat de interne communicatie eenvoudiger wordt voor iedereen.”

Uitdagingen

• Verschillende oplossingen en netwerken werkten niet samen.
  
• Chaotische communicatie tussen medewerkers en winkelvestigingen.
  
• Beperkte datacapaciteit en -snelheid op oud netwerk.
  

Oplossingen

• 130 gsm’s en 24 VoIP-toestellen op hetzelfde netwerk.
  
• Telefooncentrale in de cloud.
  
• 1 betrouwbaar en stabiel IP-VPN-netwerk voor alle locaties.
   

Voordelen

• Vlot schakelen tussen gsm’s en vaste telefoons.
  
• Snellere en flexibelere communicatie.
  
• Lagere onderhoudskosten aan nieuwe telefooncentrale.

“We houden van de menselijke aanpak van Telenet Business en genieten al jaren van hun goede service (tot voor kort onder de naam Nextel)”, zegt Ludwig Nollet van De Kringwinkel. “Ze durven mee nadenken en stellen zich flexibel op. Bij problemen zorgt onze vaste contactpersoon meteen voor een oplossing. Daarbij is het handig dat ze ons bedrijf kennen en weten waarvoor ze speciale aandacht moeten opbrengen.”

“Samen met de Kringwinkel stelden we vast dat de organisatie sneller en efficiënter kon communiceren met haar klanten en eigen medewerkers”, vult account manager Jan Dierckx van Telenet Business aan. “De dispatchdienst van 8 frontoffice medewerkers mistte bijvoorbeeld het overzicht over haar eigen organisatie. Een organisatie die naast 10 winkelpunten ook nog vele kantoormedewerkers en mobiele werkers telt.”

“Dit hebben we opgelost met 1 handige webpagina die de hele organisatie visualiseert, inclusief de aanwezigheid en telefonische beschikbaarheid van het personeel op gsm en vaste telefoontoestel. De snelheid waarmee de dispatchdienst nu de juiste medewerker bereikt, ongeacht zijn of haar locatie, bespaart de Kringwinkel én haar klanten veel kostbare tijd. Tegelijkertijd is de klantenervaring fors verbeterd en beleven alle medewerkers meer plezier aan hun job door deze moderne uitrusting.”

Communiceer voortaan ook efficiënter met flexibele en future-proof technologie! Ontdek onze unieke cloudoplossing of mail ons voor meer informatie.