Logistiek bedrijf HSLB rolt samenwerkingstool uit

Het is nooit rustig bij Haeger & Schmidt Logistics Belgium (HSLB). Hun 30 mensen in de Antwerpse haven regelen het exporteren en importeren van hoofdzakelijk staalproducten voor Duitse klanten. Op kantoor tussen autosnelweg, spoorknooppunten en dokken verwerken ze logistieke data, maken ze de nodige documenten op en verzorgen ze de douaneformaliteiten.

“We overleggen voortdurend met elkaar en met collega’s in de buitenlandse kantoren van de groep”, zegt Frederik Ringoot, IT & Quality Manager bij Haeger & Schmidt Logistics Belgium. “Communicatie is cruciaal in onze job… en tegelijkertijd vormt het een grote uitdaging. Het is niet evident om mensen uit verschillende landen regelmatig en vaak op korte tijd samen te brengen. Persoonlijk contact is heel belangrijk, maar vanuit Antwerpen zijn we soms 6 uur onderweg om 1 uur te vergaderen in Andernach.”

In transport is 24/24 beschikbaarheid belangrijk. Daarbij is tijd geld. Als één rol plaatstaal duizenden euro’s kost, lopen de kosten hoog op wanneer er iets misgaat. Moeilijke weersomstandigheden, beschadiging tijdens het overslaan van de goederen, een trein die te laat aankomt… “Efficiënter communiceren en samenwerken is dé manier om kosten te vermijden”, zegt Ringoot. “Zowel in onze dagelijkse werking, als bij onverwachte situaties.”

De computersystemen wisselen dan wel perfect informatie uit, maar soms moeten mensen even kunnen samenzitten, bijvoorbeeld om een dringend probleem op te lossen. Ringoot zelf dacht aan Skype for Business, maar het was zijn telecompartner Telenet Business die een andere oplossing aanbracht: Microsoft Teams.

Teams bundelt alles wat een modern bedrijf nodig heeft in de vertrouwde Microsoft Office-omgeving. “Het stelt ons in staat om internationale meetings op te zetten, om werkgroepen op te starten, om notulen en documenten te delen en te mailen”, ondervinden Ringoot en zijn collega’s. “Outlook is volledig geïntegreerd, net als de agenda met vergaderverzoeken, chat voor snelle conversaties en statussen die aangeven wie bezet is, niet gestoord wil worden of beschikbaar is.”

Een groot voordeel is dat de nieuwe samenwerkingstool perfect werkt met de bestaande systemen, denk maar aan mail, vaste telefoons en de klassieke telefooncentrale. “Verschillende terminals, agenten en dienstencentra werken met vaste toestellen”, zegt Ringoot. “Ook sommige van onze mensen zijn gehecht aan hun telefoon.”

Door het integreren van Teams met de bestaande PBX-telefooncentrale werken oud en nieuw perfect samen bij HSLB. “Waar ik ook ben, ik ontvang telefoons in Teams, terwijl een collega ze op zijn analoog toestel ontvangt. Wanneer ik niet op kantoor ben, schakelt Teams de telefoon automatisch naar mijn smartphone door. Hierdoor werken mijn collega’s en ik flexibeler én productiever dan voordien. We vermijden bijvoorbeeld files door ‘s morgens thuis te werken, terwijl we in de virtuele Teams-omgeving toch gemakkelijk overleggen met elkaar en klanten.”

Ringoot koos ervoor om iedereen op zijn of haar tempo in deze vernieuwing te laten instappen, met een overgangsperiode. Het is change management op mensenmaat. “Te snel veranderen, kan ervoor zorgen dat er frustratie ontstaat, waardoor sfeer en productiviteit kelderen. Ervoor zorgen dat de nieuwe tools aanvaard en gebruikt worden door de werknemers is essentieel voor het slagen ervan.”

Dankzij de koppeling met de telefooncentrale genieten de medewerkers van HSLB ‘best of both worlds’: de nieuwe samenwerkingstool Teams, zonder dat de bestaande infrastructuur verwijderd wordt. “Zo creëren we voor elke werknemer de beste werkomgeving, waarin iedereen zijn of haar nummer behoudt en werkt met het toestel van zijn of haar keuze. Daarbij zien we dat mensen die reeds gebruik maakten van headsets en andere tools zich sneller aanpassen dan personen die verknocht zijn aan hun analoog toestel. Dat is allemaal prima. De telefooncentrale en Teams zorgen ervoor dat elk telefoontje juist terechtkomt.”

IT & Quality Manager bij Haeger & Schmidt Logistics Belgium, Frederik Ringoot, vindt het belangrijk dat IT-partners gericht meedenken met de ziel van zijn bedrijf. “Ik was dan ook positief verrast over het voorstel dat Telenet Business me maakte op basis van onze behoeften en vragen”, zegt Ringoot. “Mijn collega’s en ik merken dat Teams en de koppeling aan onze telefooncentrale onze noden volledig invullen. Over de installatie en opleiding ben ik zeer tevreden, net zoals over het systematisch bekijken van opportuniteiten, zoals bijvoorbeeld chatbots.”

Account manager bij Telenet Business, Christian Horckmans, merkt dat change management vaak de grootste hindernis is bij de overstap van ICT-systemen. “Een goede begeleiding, maar soms ook een geleidelijke overgang zorgen voor het succes van een project”, weet Horckmans. “Niet alle werknemers zijn klaar voor de laatste nieuwe mogelijkheden. Als je deze mensen een nieuwe werkwijze opdringt, dan kan je op weerstand botsen. Frederik Ringoot speelt hier slim op in en stapt gefaseerd over. Eerst introduceert hij de oplossing bij mensen die er zin in hebben. Vervolgens zien collega’s hoe zij werken en welke voordelen dat oplevert, zodat zij zelf vragende partij worden om ook met Teams te werken.”
 

Hoe wordt uw technologie future-proof? We denken graag mee http://www.telenet.be/ucc

Uitdagingen

• Verre verplaatsingen voor vergaderingen in Duitsland.
• Ligging van het bedrijf in regio met veel files.
• Logistieke sector draait 24/24

Oplossingen

• Samenwerkingstool Teams.
• Koppeling met bestaande PBX-telefooncentrale.
• Geleidelijk invoeren bij personeelsleden

Voordelen

• Snel meetings opzetten met internationaal team.
• Iedereen is bereikbaar via vertrouwde technologie.
  
• Altijd en overal werken zoals op kantoor.