Carglass implementeert Skype for Business

 

Uitdagingen

• Gebruiksvriendelijk alternatief voor telefooncentrales.
  
• Efficiënte oplossing binnen Microsoft-ecosysteem.
  
• Eenvoudige samenwerking tussen collega’s, klanten en leveranciers.
  

Oplossingen

• 4-delige roadmap met realistische mijlpalen.
  
• Virtuele Audiocodes Gateway.
  
• User Adoption Sessions.
   

Voordelen

• Toekomstperspectief verzekerd.
  
• Gebruiksvriendelijke tool, vanop elke locatie.
  
• Boost bedrijfscultuur en vereenvoudigt communicatie met internationale contacten.

De oude telefooncentrale met dure onderhoudskosten zou niet mee naar de nieuwe campus verhuizen. Daarom zocht Carglass® een goedkopere en vooral gebruiksvriendelijkere oplossing. “Aangezien onze werknemers al vertrouwd waren met enkele Microsoft-toepassingen, was de overgang naar Skype for Business een logische stap. Bovendien was het een mooie kans om binnen het ecosysteem van Microsoft te blijven”, vertelt Dirk Slechten, IT System Manager bij Carglass®. “De langetermijnfocus en betrokkenheid sloten volledig aan bij de evolutie van ons bedrijf.”

Zo gezegd, zo gedaan. Voordat de werknemers daadwerkelijk met Skype for Business aan de slag gingen, kregen ze een opleiding over hoe ze de tool zo efficiënt mogelijk kunnen gebruiken. De uitrol gebeurde in verschillende fases. Elke afdeling kreeg een gepersonaliseerde uitleg, waardoor er systematisch een vijftal mensen opgeleid werden. Achteraf werden tijdens een terugkomdag de belangrijkste gegevens herhaald en bijkomende vragen beantwoord.

Dankzij dit telecomprogramma heeft Carglass® zowel op vlak van communicatie als op vlak van collaboratie een enorme vooruitgang geboekt. “Skype for Business is de motor van onze bedrijfscommunicatie geworden. Onze werknemers kunnen veel zelfstandiger werken dankzij de gebruiksvriendelijke tool. Via deze software kunnen ze nagaan of iemand online beschikbaar is, waardoor ze eenvoudig telefoons kunnen doorschakelen en groepsgesprekken instellen.”

De verschillende functies van Skype for Business hebben de meetingcultuur van Carglass® veranderd. “Vergaderen gebeurt nu op een interactieve manier. Dankzij de chatfunctie kan iedereen aan het gesprek deelnemen en via de tool feedback geven. Ook tijdens trainingen wordt de chatfunctie gebruikt om vragen te verzamelen en te beantwoorden. Via de functie screen capture kan een presentatie of een scherm achteraf gemakkelijk met iedereen gedeeld worden. Zelfs brainstormsessies kunnen via de telecomsoftware verlopen, waardoor niet iedereen in dezelfde ruimte moet zitten om aan de sessie deel te nemen. Werknemers zijn op elke locatie bereikbaar, wat thuiswerk vereenvoudigt.”

Niet alleen de interne, maar ook de externe communicatie plukt de vruchten van dit concept. “We merken dat heel wat klanten en leveranciers het ook gebruiken, waardoor alle voordelen in twee richtingen gelden. Ons distributiecentrum heeft vaak contact met internationale bedrijven. Dankzij Skype for Business is de afstand niet langer een issue. Communiceren en vergaderen gebeurt nu online.” 

Intern is Carglass® nog niet helemaal telefoonvrij, maar daar wil het snel verandering in brengen. “De grootste toegevoegde waarde van Skype for Business is het efficiënter samenwerken en communiceren met elkaar, klanten en leveranciers. Daarom willen we het in de toekomst verder uitrollen binnen ons bedrijf”, geeft Dirk nog mee.