Conseil 1 : Assurez-vous que votre lieu de travail est physiquement séparé de votre espace de vie

Stein habite dans une magnifique maison à Malines, avec beaucoup d’espace ouvert. Pendant le confinement, c’était en fait un inconvénient, car un tel espace ouvert, où les enfants peuvent courir partout, est désastreux pour la concentration. « J’ai travaillé un moment dans notre chambre, explique Stein, mais j’ai rapidement cherché un endroit plus agréable. » Cet endroit plus agréable était… une roulotte !

La roulotte de Stein, une petite maison sur roues, se trouve au fond du jardin. Cette séparation physique entre l’espace de vie et l’espace de travail a de nombreux avantages. « Normalement, on effectue un trajet pour se rendre au travail. On travaille puis on rentre chez soi. Chez moi, même si je ne parcours que 20 mètres, c’est tout de même un trajet et ça me permet d’avoir ce déclic mental. » 

« Quand je commence à travailler, mon cerveau de travail se met en route. Dès que j’arrête de travailler, mon cerveau de papa reprend les commandes. En séparant physiquement ces deux mondes, je peux travailler dans ma roulotte et mener ma vie privée dans ma maison avec ma famille.

Une telle séparation entre le travail et le privé n’est pas seulement claire pour soi-même : En étant physiquement dans un espace distinct, c’est aussi très facile pour les enfants de comprendre qu’on est en train de travailler et qu’il ne faut pas nous déranger. »

Conseil 2 : Automatisez les tâches répétitives

« J’essaie de repousser tout ce qui commence à ressembler à du travail répétitif, résume Stein. Tout ce qui est répétitif, comme la facturation, le suivi du temps, la comptabilité, etc., je l’automatise. Quand j’ai déjà fait une tâche 2 ou 3 fois, j’entends une petite voix me chuchoter : on va automatiser ça. J’y investis alors 2 ou 3 heures afin de gagner du temps par la suite. »  

« J’ai beaucoup de clients qui travaillent encore avec une feuille et un stylo, des entrepreneurs qui répondent eux-mêmes aux mails et qui doivent à chaque fois écrire un nouveau mail… Mes poils se hérissent quand je vois ça ! Ça ne coûte RIEN d’automatiser un petit processus comme celui-là, et vous gagnez tellement de temps en le faisant — c’est parfait pour le travail et la vie privée. »

Encore un gain rapide : « Vous pouvez aussi automatiser la prise de rendez-vous. Vous évitez ainsi les échanges concernant les disponibilités. Personnellement, j’utilise le système de rendez-vous de Microsoft Booking. J’ouvre moi-même des créneaux horaires aux moments où je suis libre pour des rendez-vous avec des clients et je leur donne un lien par mail vers un calendrier relié à mon agenda Outlook. Les clients peuvent ensuite réserver eux-mêmes un créneau de 30 minutes. C’est très efficace pour les deux parties : je gagne du temps et mon client aussi. » 

« La comptabilité est une autre tâche qui demande beaucoup de temps et avec laquelle les entrepreneurs se battent. Personnellement, j’utilise Yuki, une app très pratique. Après un repas au restaurant, je prends une photo de l’addition avec mon téléphone et, via l’app, elle part immédiatement dans ma comptabilité. Plus besoin d’une boîte à chaussure pour classer tous les tickets ! Et je peux consulter le statut de ma comptabilité à tout moment. Je ne dois donc plus jamais parcourir mes classeurs à la recherche de papiers. C’est très efficace. » 

Conseil 3 : Utilisez Clockify pour enregistrer les heures prestées. Fini le comptage manuel !

« Grâce à Clockify, je marque le début et la fin de mon temps de travail pour un client. À la fin du mois, l’app calcule automatiquement les heures prestées. Je reçois un rapport détaillé par client. Cela me fait gagner du temps, car je ne dois pas compter les heures moi-même. De plus, je peux fournir à mes clients un lien par lequel ils peuvent facilement voir les heures consacrées à leur projet. Cela donne une impression plus professionnelle et plus fiable qu’une feuille de calcul. »

Conseil 4 : Concentrez-vous : entrez dans « la zone » en écoutant toujours la même playlist

« Quand il s’agit d’une tâche complexe, je dois entrer “dans la zone”. J’aime adapter mon environnement en fonction de cela. Ma concentration est renforcée par certaines musiques, j’écoute donc souvent la même playlist pendant que je travaille. Dans un bureau dans un espace familial, c’est plus compliqué, mais dans un lieu de travail distinct, je peux déterminer complètement cette atmosphère moi-même. C’est idéal pour se concentrer au travail. » 

Conseil nº 5 : Peur du digital ? Lancez-vous !

« Mon conseil ultime en tant que consultant dans la stratégie digitale ? Je sens parfois que les entrepreneurs ont peur du digital. Mais j’aurais tendance à leur dire : demandez de l’aide et allez-y ! Vous en retirerez une énorme satisfaction. Et vous récupérerez un temps précieux ! »