votre registre papier n’est pas conforme au RGPD… Que faire ?

S’il est essentiel de savoir qui est le bienvenu dans votre organisation et qui ne peut pas y mettre les pieds, il importe également de savoir qui est présent et à qui appartiennent les voitures stationnées dans le parking.

Les entreprises collectent souvent ces informations dans un registre papier placé à la réception. Oui, mais voilà… Les registres papier enfreignent cinq exigences de la législation européenne en matière de confidentialité.

Lisez cet article pour savoir à quel point vous êtes en infraction. Et découvrez ensuite comment votre organisation peut se mettre en ordre vis-à-vis de la loi.

Chaque visiteur doit pouvoir donner son accord quant aux motifs qui justifient la collecte de données. Cependant, lorsqu’il indique ses données dans un registre papier, il ne lui est pas souvent demandé de notifier ce consentement. Le visiteur est, par ailleurs, rarement informé de la raison pour laquelle il doit s’inscrire.

Vous ne pouvez collecter que des données adéquates, pertinentes et limitées en vertu de l’objectif du traitement. À moins que vous n’utilisiez un autre registre pour chaque procédure, une version papier transgresse le RGPD à ce niveau-là aussi.

Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées que pendant une durée définie et limitée. Dans la mesure où un registre des visiteurs reste bien souvent à la réception pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois, ces données sont conservées plus longtemps que nécessaire.

Chaque visiteur peut demander à ce que ses données soient supprimées. Déchirez-vous des pages ? Effacez-vous parfois des données ? Que faites-vous d’un registre lorsqu’il est plein ?

Un registre papier n’est pas chiffré ni sécurisé par un mot de passe. Il peut, en outre, être volé facilement.

Il y a une solution toute simple pour vous conformer rapidement à la législation RGPD. Remplacez le registre papier par une réception digitale. Demandez à vos visiteurs de s’enregistrer via une solution Visitor Management. Ils marqueront ainsi leur accord avec les informations que vous fournissez sur la gestion des données et pourront demander la suppression de leurs données par la suite.
 

De votre côté, vous gérerez la plateforme de visiteurs facilement et dans le respect des règles du RGPD que vous appliquez pour vos autres bases de données.
 

Et quid de votre réceptionniste ? Il ou elle aura plus de temps à consacrer à ce qui compte vraiment : préparer les salles de réunion, débarrasser le visiteur avec le sourire, lui proposer un café en attendant…
 

Assurez-vous dès aujourd’hui que votre réception est conforme au RGPD. Découvrez notre solution Visitor Management.

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