Sinds september mogen we weer onbeperkt naar kantoor. Toch zal de werkvloer niet volstromen, want veel bedrijven zetten in op hybride werken: deels thuis en deels op kantoor werken. Opvallend daarbij is dat elke organisatie zijn eigen invulling, regels en afspraken heeft.

We bevroegen er op LinkedIn enkele honderden volgers over. Wat blijkt? De overgrote meerderheid (66%) gaat een paar dagen per week naar kantoor, een krappe meerderheid (55%) houdt ook tijdens zijn vakantie de digitale lijnen open, een behoorlijk aantal mensen (55%) spijkert zichzelf professioneel af en toe bij via webinars, en het grootste nadeel van thuiswerken is het gebrek aan sociaal contact (58%).

Geen verrassingen voor Kris Legroe, Director Employee Services bij Telenet, die zich al een tijdje bezighoudt met de implementatie van dit hybride werken. Ook bij Telenet vulden de werknemers de nodige surveys in, met vergelijkbare resultaten, waarna er lang en diep over doeltreffende oplossingen werd nagedacht.

De overheid schrapte de aanbeveling tot thuiswerk. Toch zetten veel bedrijven  in op het hybride werken. Hoe komt dat?

Kris: ‘Daarvoor moeten we een paar jaar teruggaan in de tijd. Veel organisaties waren al een poosje ‘anders werken’ aan het bekijken, waarbij meer thuiswerk wordt toegelaten. Corona heeft deze trend versneld: opeens gingen we allemaal thuiswerken. Maar dat ging voor de meeste mensen niet zonder slag of stoot.

Uit onze bevraging op LinkedIn kwam dat de meeste mensen voortdurend thuiswerken als moeilijk hebben ervaren. Het vele videobellen en de isolatie begonnen te wegen, waardoor het energiepeil daalde. Tegelijk wilden ze ook niet volledig terug naar kantoor. De voordelen, zoals de kinderen zelf naar school kunnen brengen en een betere work-life balance, wilden ze behouden.

Met hybride werken krijg je het beste van beide werelden. Doordat je af en toe naar kantoor komt, voel je je verbonden met het bedrijf en de collega’s, en de taken die veel focus vergen kan je ongestoord thuis doen. Ook organisaties halen voordeel uit hybride werken, want zij kunnen geografisch breder rekruteren. Zij kunnen mensen aannemen die niet in de buurt wonen of die, als je volledig thuiswerk toelaat, in het buitenland verblijven.’

Bij hybride werken breng je minder tijd op kantoor door. Veel organisaties maken zich zorgen over het afnemen van de verbondenheid. Wat kunnen ze daartegen doen?

Kris: ‘Telenet is bij uitstek een bedrijf dat een cultuur van verbondenheid belangrijk vindt. Het zorgt voor positieve vibes, een fijne onderlinge samenwerking én een warme uitstraling naar klanten toe. Wij hebben daarom de regel van 40 procent geïmplementeerd: iedereen moet per kwartaal 40 procent van de tijd aanwezig zijn op kantoor. Daarbij kiezen we bewust voor “per kwartaal” en niet per week of per maand, zodat de werknemers en de teams genoeg flexibiliteit overhouden. En belangrijk: die 40 procent is een minimum. We verbieden niemand om naar kantoor te komen. Voor mezelf streef ik bijvoorbeeld naar een fifty-fifty verdeling.’

Bij anders werken wordt er meer gebruikgemaakt van digitale communicatie: Microsoft Teams, e-mail, WhatsApp... In onze poll geeft de meerderheid aan ook op vakantie bereikbaar te zijn. Is dat nodig? En is het wel gezond?

Kris: ‘Het is zeker niet nodig om voortdurend bereikbaar te zijn. Ik hoop dat de machocultuur van de jaren ’90, waarbij het een statussymbool was om 24/7 aan het werk te zijn, achter ons ligt. En ik vind dat het aan de leidinggevenden is om daar het goede voorbeeld in te geven.

Mijn teams weten dat ik op vakantie bereikbaar ben via sms of WhatsApp, maar niet via de telefoon en mijn pc neem ik meestal niet mee. Op die manier kan ik zelf inschatten of het dringend is. Die werkwijze, enkel bereikbaar zijn voor noodgevallen, is in mijn ogen gezond en ik ben blij dat de meeste werknemers het op diezelfde manier aanpakken.’ 

Het grootste nadeel van thuiswerk is het gebrek aan menselijk contact, zo blijkt uit onze bevraging. Hoe kunnen bedrijven die aan hybride werken doen, hun medewerkers daarin ondersteunen?
Kris: ‘Door goede afspraken te maken. Bij Telenet werken we met de regel van 40 procent, maar je kan ook afspreken dat je voor bepaalde activiteiten of vergaderingen naar kantoor komt. Vooral vergaderingen waarbij je brainstormt of projecten evalueert, geven een hoge mate van betrokkenheid en doe je best op de werkvloer. Als je vastlegt dat medewerkers daar fysiek verwacht worden, verhoog je de dynamiek en verminder je de isolatie.

Verder is het belangrijk dat organisaties blijven luisteren naar hoe hun medewerkers het nieuwe werken ervaren. Bijvoorbeeld via online bevragingen of tools zoals Microsoft Workplace Analytics. En dat ze voldoende kader bieden om erover in gesprek te gaan. Zo organiseren we bij Telenet tijdens de hele maand september workshops over hybride werken, waaraan zo’n 300 teams deelnemen. Die workshops koppelen we aan een digitaal platform met bevragingen en content over de uitdagingen, waarna we in november gaan evalueren en eventueel bijsturen.’ 

In onze poll zeiden de meeste mensen het afgelopen jaar te hebben deelgenomen aan een handvol professionele webinars. Is dat iets wat meer ingeburgerd zal raken?

Kris: ‘Zelf ben ik geen voorstander van digitale seminaries. Een kort webinar van maximum een uur, puur informatief, kan voor mij wel. Maar meestal heeft een seminarie een informatief en een sociaal luik. Je komt mensen uit je sector tegen en je hebt gesprekken over: hoe doe jij dit? Hoe werkt dat bij jullie? Daar leer je ook veel van, plus het komt je netwerk ten goede. Online is dat sociale er natuurlijk niet, waardoor er iets essentieels wegvalt.

Ook als spreker is een webinar trouwens niet ideaal. Ik was onlangs keynotespreker op een online bijeenkomst van een internationaal netwerk voor managementassistenten. Tof om te doen, maar fysiek zou je het enthousiasme van de deelnemers meer voelen, wat een heel andere vibe oplevert.’

Ontdek hier hoe andere bedrijven het hybride werken implementeren