Misschien koos u voor een tool die u al in huis had, maar nog niet eerder in gebruik had genomen? Of moest u toch de markt afschuimen naar een tool die thuiswerk mogelijk maakt? In dat geval gaven criteria als laagdrempeligheid en beschikbaarheid ongetwijfeld de doorslag. Zo kwamen heel wat bedrijven automatisch uit bij Teams van Microsoft. Of bij een tool van een andere gevestigde waarde als Google of Cisco. Vaak zetten die leveranciers zelfs een gratis aanbod in de markt. Heel wat bedrijven deden ook een beroep op clouddiensten om te kunnen thuiswerken. Die zijn vandaag zowat synoniem met snelheid en flexibiliteit.

✔ Betrek medewerkers in het selectieproces

Laat hen mee definiëren wat de vereiste tool allemaal moet kunnen. En vooral: wat die hun precies moet opleveren. Elke tool is immers anders en legt andere accenten.

✔ Neem de proef op de som

Test zo’n tool eerst grondig aan de praktijk. Laat een ‘Proof of Concept’ uitvoeren: niet enkel door je IT-specialisten, maar ook door die collega’s uit de business die uiteindelijk met de tool aan de slag moeten. 

✔ Vermijd een big bang

Ga liever voor een olievlekscenario, waarbij je de gekozen tool niet plots maar heel geleidelijk invoert en het gebruik ervan doorheen de organisatie laat groeien. 

✔ Maak een plan voor gebruikersadoptie

Mensen veranderen niet graag een gewoonte. Om dat veranderingsproces te vergemakkelijken, is een goede, professionele begeleiding belangrijk. Betrek daarin eventueel ook de hr-afdeling.

De cloud overstijgt per definitie geografische grenzen. Daardoor is het perfect mogelijk dat je een interessante clouddienst voor digitale samenwerking ontdekt, die later gehost blijkt door een kleine start-up ergens in Canada. Maar alle grote en prominente leveranciers van tools voor digitale samenwerking kunnen vandaag wel al garanderen dat jouw gegevens in de EU gehost worden, ook al zitten ze in grote datacenterclouds zoals Azure of Amazon.

Het is hoe dan ook nuttig om bij het kiezen van een oplossing nog eens specifiek naar dat privacyaspect te polsen, en desnoods GDPR-garanties of -certificaten te vragen.

✔ Heb je enkel tools voor communicatie nodig, zoals telefonie en chat?

Dan hoef je die cloudoptie alvast niet te nemen. Alle leveranciers van telefooncentrales bieden communicatietools aan die ter plekke kunnen draaien en die zich evengoed tot thuiswerk lenen. 

✔ Wil je videoconferenties organiseren en uw beeldscherm en documenten delen?

Dan heb je nood aan een volwaardige oplossing voor digitale samenwerking. Die bieden de leveranciers van telefooncentrales in de regel ook via de cloud aan. Daarbij hanteren ze een licentiemodel waarbij je betaalt per gebruiker. Je kan de kosten dus beperken door enkel een licentie te nemen voor die gebruikers die echt met de tools gaan werken. 

✔ Een cloudoplossing biedt meer flexibiliteit, je betaalt dus enkel wat je gebruikt

Bij een cloudoplossing volgen de kosten het effectieve gebruik. Je betaalt alleen voor het huidige aantal gebruikers. Daalt hun aantal morgen, dan daalt de factuur meteen mee. Een niet te versmaden voordeel, zeker wanneer je in een veranderlijke omgeving opereert.

Maatwerk houdt geen verplichting in om alle benodigde systemen en toepassingen lokaal onder te brengen. Laat dat alvast duidelijk zijn. Zo valt een cloudoplossing best wel te rijmen met een installatie bij jou ter plaatse. Net zoals het perfect mogelijk is om verschillende cloudoplossingen te combineren.

Dat alles geldt evenzeer voor tools voor digitale samenwerking. Vandaag bieden de meeste leveranciers van die tools de mogelijkheid om met hun cloud te koppelen.

Een oplossing op maat bouwen is dus ook perfect mogelijk door verschillende cloudoplossingen te koppelen aan elkaar of zelfs aan een installatie ter plaatse.

Tools voor digitale samenwerking brengen heel wat extra gebruiksgemak met zich mee. Al was het maar omdat ze ons toelaten om het even waar en wanneer te werken. Daardoor durven we al wel eens vergeten dat niet alle medewerkers dat extra comfort ook daadwerkelijk nodig hebben. 

Daarom raden wij aan om eerst te bepalen voor welke profielen binnen de organisatie die tools een reële toegevoegde waarde bieden. Zo krijg je een goed zicht op waar het zwaartepunt van de  oplossing precies moet liggen.

Een mogelijk resultaat van die oefening is dat je besluit om voort te bouwen op een bestaande telefooncentrale en enkel voor die profielen die ze effectief nodig hebben, extra tools aan te schaffen. Dat is in elk geval goedkoper dan die tools voor alle medewerkers te voorzien, al dan niet via de cloud.

Op maat werken zien wij als het combineren van verschillende tools, die elk vanuit hun eigen specifieke sterkte tegemoetkomen aan een deel van jouw behoefte. Onze experts integreren die tools graag tot één totaaloplossing op maat, ook in de cloud. Ontdek hier wat Telenet Business voor jouw bedrijf kan betekenen.